Track and Trace System

Track and Trace System für bessere Übersicht

Verfolgen Sie Pakete, Dokumente und Material digital. Mit diesem Track and Trace System behalten Sie alles im Blick.

Was ist ein Track and Trace System?

Ein Track and Trace System ist eine digitale Lösung zur lückenlosen Nachverfolgung von Objekten innerhalb eines Unternehmens. Ob Dokumente, technische Geräte, Sendungen/Pakete oder andere Ressourcen – mit einem solchen System behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Standort, den Bearbeitungsstatus und die zuständigen Personen. Die automatische Dokumentation aller Bewegungen schafft Transparenz, vereinfacht interne Prozesse und reduziert Suchzeiten auf ein Minimum.

Track and Trace System
COSYS Track and Trace – Flexibel. Übersichtlich. Effizient.

COSYS Track and Trace ist eine modulare Softwarelösung zur genauen Verfolgung beliebiger Objekte im Unternehmen. Grundlage bildet eine eindeutige Trackingnummer, die über mobile Geräte oder den WebDesk erfasst und verarbeitet wird. Sollten Sie noch keine Trackingnummern haben, profitieren Sie von unserer über 40-jährigen Erfahrung mit der Technologie. Egal ob Sie selbst Etiketten vor Ort erzeugen möchten oder lieber nichts damit zu tun haben. Von uns erhalten Sie eine komplette Drucklösung oder einfach eine vorgedruckte Etikettenrolle.  Dank des flexiblen Software-Frameworks lässt sich die Lösung bei Bedarf auf individuelle Anforderungen zuschneiden – skalierbar, geräteunabhängig und einfach in der Anwendung. Von klein bis groß haben wir für jeden die passende Lösung. Auch über Track & Trace hinaus lassen sich weitere Funktionen aus dem COSYS Bausteinkasten verwenden.

Features:

BYOD (Bring your Own Device)
GPS-Verfolgung
Cloud Backend
Schnittstellen

COSYS WebDesk – Zentrale Übersicht und starke Auswertung

Die COSYS Track and Trace App ist der mobile Bestandteil des Systems und ermöglicht eine ortsunabhängige und schnelle Dokumentation. Die App ist intuitiv bedienbar, sehr übersichtlich gestaltet und bietet alle Funktionen, die Sie für Ihr Track and Trace benötigen. Sie wurde so konzipiert, dass sie auf verschiedensten Geräten läuft und sich flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Alle Funktionen stehen plattformübergreifend zur Verfügung, egal ob Sie Smartphone, Tablet oder MDE-Gerät nutzen möchten. Als Betriebssysteme werden Android und iOS unterstützt.  Mit klar strukturierten Modulen, integrierter Scan-Funktion sowie Optionen zur Foto- und Unterschriftenerfassung ist die App ein leistungsstarkes Werkzeug für jede Form des Track and Trace. Durch die Anbindung an den WebDesk und das Backend werden alle erfassten Daten in Echtzeit synchronisiert und bereitgestellt.

Track and Trace App
Das Hauptmenü der Track and Trace App bietet eine Übersicht über die verschiedenen Module der App und gibt Ihnen Zugriff auf Einstellungen. Das Hauptmenü ist durch eine Benutzeranmeldung geschützt.


Track and Trace App
Trackingcode erfassen
In diesem Modul erfassen Sie alle neuen Trackingnummern, indem Sie einen Status vergeben und anschließend die Nummer scannen. Zusätzlich ist es möglich, einen Kommentar zu erfassen, der an anderen Stellen wieder ersichtlich ist. Falls ein Mengenabgleich hilfreich ist, zählt die App für Sie alle erfassten Nummern mit. Mit dem Button „Fotos erfassen“ greifen Sie auf die Fotofunktion der App zu.


Trackingcode erfassen
Status ändern
Das Modul „Status ändern“ macht deutlich, wie einfach und universal die App konzipiert ist. Durch Scan der Trackingnummer und Auswählen eines neuen Status können Sie die Historie im Tracking fortschreiben. Bei Bedarf können auch Logikprüfungen hinterlegt werden, um falsche Eingaben zu vermeiden. Darüber hinaus stehen Ihnen hier auch die Fotodokumentation und zusätzlich die Option der Unterschriftenerfassung oder GPS-Daten Erfassung zur Verfügung.


Status ändern
Fotodokumentation
Ein Bild sagt bekanntlich mehr als 1000 Worte und so machen Bilder auch im Track and Trace die Arbeit einfacher. Mit der Fotodokumentation können Sie ein oder mehrere Bilder zu einer Trackingnummer hinzufügen. Durch zusätzliche Kommentare geben Sie bei Bedarf zusätzliche Hinweise. Möchten Sie etwas auf dem Bild hervorheben, können Sie das Bild auch direkt in der App bearbeiten, um zum Beispiel etwas einzukreisen.


Fotodokumentation
Unterschriftenerfassung
Mit der digitalen Unterschrift können Sie sich einfach absichern und zum Beispiel eine Übergabe quittieren. In der Historie haben Sie diese dann direkt übersichtlich gesammelt.


Unterschriftenerfassung

COSYS WebDesk – Zentrale Übersicht und starke Auswertung

Der COSYS WebDesk ist die webbasierte PC-Oberfläche des Track and Trace Systems. Sie rufen Ihn einfach über Ihren Browser auf und es ist keine Installation notwendig. Er gibt Ihnen eine klare Übersicht über alle erfassten Daten – von Geräten über Dokumente bis hin zu Materialien. Neue Informationen aus der App werden in Echtzeit angezeigt, sobald eine Internetverbindung besteht. So wissen Sie immer genau, wo sich welche Trackingnummer befindet und was zuletzt damit passiert ist.

Neben der Verfolgung ist der WebDesk auch Ihr Werkzeug für Verwaltung und Analyse. Mit den integrierten Auswertungen erkennen Sie Abläufe, Engpässe oder wiederkehrende Muster in Ihren Prozessen. Die Analysen – bei COSYS als Prozessdatenanalyse (PDA) bezeichnet – helfen dabei, Entscheidungen zu treffen und Abläufe gezielt zu verbessern. Der WebDesk verbindet Übersicht, Kontrolle und Erkenntnisse in einer Anwendung.

Auswertungen und COSYS WebDesk
Mit diesem Modul werten Sie Ihre erfassten Daten gezielt aus. Sie sehen, wie Prozesse ablaufen, wo es Verzögerungen gibt und welche Entwicklungen sich abzeichnen. Das hilft bei der Planung und zeigt auf, wo Verbesserungspotenzial verborgen liegt.


Auswertungen und COSYS WebDesk
Track and Trace Übersicht
Hier finden Sie alle erfassten Trackingnummern. Durch Filterfunktionen können Sie auch Einträge finden, wenn Sie keine vollständige Nummer haben – etwa über Standort, Datum oder Status.


Track and Trace Übersicht
Detailansicht
In der Detailansicht sehen Sie die komplette Historie eines Objekts. Angezeigt werden alle Statuswechsel, Zeitpunkte, Nutzer, Fotos, Kommentare und Unterschriften – übersichtlich und nachvollziehbar.


Detailansicht
GPS-Karte
Diese Kartenansicht zeigt Ihnen den letzten erfassten Standort des betrachteten Paketes an. Klicken Sie auf das Paket um nähre Informationen zu erhalten.


GPS-Karte
Stammdatenverwaltung
Hier legen Sie grundlegende Informationen fest, die in der App verwendet werden – zum Beispiel neue Status oder häufig genutzte Kommentare. So stimmen Sie das System genau auf Ihre Abläufe ab. Hier tauchen auch Stammdaten auf, die zum Beispiel per Schnittstelle oder aus einem Adressbuch importiert wurden.


Stammdatenverwaltung
Administration
Dieses Modul regelt den Zugriff. Sie vergeben Benutzerrechte, verwalten Rollen und bestimmen, wer welche Funktionen sehen oder bearbeiten darf. Diese Rechte gelten auch für die Benutzer, die sich in der App anmelden. Zusätzlich können Administratoren hier auch globale Einstellungen am System festlegen.


Administration

Anwendungsbereiche

Verwaltung von Ressourcen
Paketverteilung
Logistik
Dokumentenlogistik

Weitere innovative COSYS Lösungen - Smart Locker

Unsere Smart Locker Systeme sind mehr als nur Paketstationen. Sie eignen sich für die sichere Übergabe und Aufbewahrung verschiedenster Gegenstände – von Werkzeugen über Geräte bis hin zu vertraulichen Dokumenten. Somit lassen Sie sich auch gut mit Track and Trace kombinieren. Die Ausgabe und Ablage wird vollständig digital dokumentiert und kann über die COSYS Software mitverfolgt werden. Jeder Zugriff ist nachvollziehbar – inklusive Zeitstempel, Nutzer und optionaler Unterschrift. So schaffen Sie eine flexible, kontaktlose Übergabelösung innerhalb Ihres Unternehmens.

Smart Locker

Bestandsführung – Überblick bis ins kleinste Detail

Für Unternehmen, die nicht nur Bewegungen, sondern auch Bestände präzise im Blick behalten wollen, bietet COSYS eine leistungsstarke Lösung zur digitalen Bestandsführung. Artikel werden über Barcodes erfasst, Lagerorte zugewiesen und jede Entnahme oder Rückbuchung direkt dokumentiert. Die Software lässt sich individuell auf Ihre Artikelstruktur und Lagerprozesse anpassen. Echtzeitdaten sorgen dafür, dass der Lagerbestand jederzeit aktuell ist. Ideal für Materialausgaben, Geräteverfolgung oder dezentrale Lagerorte.

Bestandsführung COSYS

Carry Bots – Automatisierung Robotern

COSYS unterstützt den Einsatz von autonomen Transportrobotern („Carry Bots“), die wiederkehrende Wege innerhalb von Gebäuden automatisch übernehmen. Ob Lagerroboter, Begrüßungsroboter oder Serviceroboter – die Roboter entlasten Mitarbeitende und optimieren Laufwege. Über Schnittstellen lassen sich Bewegungen in das Track and Trace System integrieren. Der Einsatz wirkt nicht nur effizient, sondern hinterlässt auch Eindruck bei Besuchern, Kunden und Teams. Ein Schritt in Richtung automatisierte Logistik 4.0.

COSYS Carry Bots

Inventur – Digital, schnell und bewährt

COSYS hat bereits über 20 Jahre Erfahrung im Inventurgeschäft und ist nicht nur deswegen Ihr Partner für die nächste effiziente und digitale Bestandsaufnahme. Die mobile App ermöglicht das Scannen von Artikeln direkt am Lagerplatz, ergänzt durch Kommentarfunktionen, Mengenerfassung und Fehlerprüfung. Alle Daten laufen zentral im WebDesk zusammen und lassen sich nach der Erfassung direkt weiterverarbeiten. Die Inventurlösung kann mit dem Track and Trace System kombiniert werden. So decken Sie Bestand, Bewegung und Kontrolle in einem System ab.

Inventur

Inhouse Paket-/Transportmanagement – Intern alles im Griff

Eingehende Pakete, interne Sendungen oder Materiallieferungen können mit COSYS lückenlos intern nachverfolgt werden. Die Lösung deckt alle Bereiche von der Annahme am Wareneingang bis zur Übergabe an die zuständige Person oder Abteilung ab. Alle Prozesse sind transparent und nachvollziehbar – auch ohne klassische Paketdienstverfolgung. Ideal für Facility Management, Empfang oder zentrale Poststellen.

Innerbetrieblicher Transport


FAQ



Ein Track and Trace System ist eine digitale Lösung zur Nachverfolgung von Objekten wie Materialien, Dokumenten oder Geräten innerhalb eines Unternehmens. Über eindeutige Trackingnummern können Bewegungen, Zustände und Zuständigkeiten in Echtzeit dokumentiert und nachvollzogen werden.

Ein Track and Trace System verbessert die Transparenz, reduziert Suchzeiten und ermöglicht die lückenlose Dokumentation betrieblicher Abläufe. Zudem können Übergaben rechtssicher mit Fotos und Unterschriften erfasst und analysiert werden.

Track and Trace Systeme eignen sich für zahlreiche Branchen und Anwendungsbereiche – etwa die interne Logistik, das Gerätemanagement, Dokumententransporte oder die Nachverfolgung von Betriebsmitteln und Ressourcen.

Jedes Objekt erhält eine eindeutige Trackingnummer. Änderungen am Status oder Standort werden per App erfasst und in der WebDesk-Oberfläche übersichtlich dargestellt – inklusive Zeitstempel, Nutzerinformationen und optionaler Fotodokumentation.

Anfrage/Kontakt

Wenn Sie gerne mehr über unser Track and Trace System erfahren möchten, benutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen Sie uns direkt an unter +49 05062 900 0.